Eclypse es nuestra aplicación principal, el elemento central sobre el que se basa nuestra estrategia de implementación.
Eclypse es el componente que se encarga de controlar en forma inicial a todos los expedientes que se abren en la notaría, ya sea del protocolo normal, o de los adicionales que pudiesen existir como especial, cotejos o del Inmueble Federal, y la transformación a su correspondiente Escritura.
Eclypse controla los requisitos y gestiones, así como los documentos que es necesario solicitar o elaborar y las actividades que es necesario realizar para completar y convertir el expediente en escritura, en breve es el equivalente a la antigua guía en papel, pero con grandes ventajas, ya que toda la información está disponible a todo el personal de la Notaría e incluso a su cliente, ya que si usted cuenta con un portal de Internet, puede permitir el acceso a sus clientes por medio de una contraseña exclusiva, asociada a su expediente para que consulten el estatus del mismo.
Esta nueva versión de Eclypse le permite mantener el expediente digital de sus clientes beneficiarios como apoya a las obligaciones derivadas de la UIF. Asimismo, es posible registrar para cada expediente la documentación en formato PDF de cada documento que Usted debe mantener en su apéndice.
Usted puede por medio de Eclypse administrar y evaluar el estado de los expedientes, así como el desempeño del personal que interviene en el proceso.
Facilidades para el registro del estado de los expedientes han sido optimizadas por medio del uso de códigos de barra y lectoras.
Como apoyo a los clientes, es posible implementar la consulta del estado del expediente o escritura por medio de Internet, manteniendo la confidencialidad de esta información para cada cliente.
*CUANDO NOS REFERIMOS A EXPEDIENTE, PUEDE VINCULARSE AL NÚMERO DEL INSTRUMENTO, YA QUE EXISTE UNA CORRELACIÓN ENTRE AMBOS.
Eclypse, es una de las más poderosas herramientas desarrolladas para ayudarle en el control del seguimiento de los expedientes existentes en su Notaría.
Controle desde que apertura un expediente y hasta que le entregue el testimonio al cliente.
Agilice el registro de los trámites o eventos por medio de un scanner y códigos de barra.
Identifique en que etapa se encuentran cada uno de sus expedientes.
Eclypse tiene la facilidad de controlar todos los documentos, eventos y gestiones que se deben realizar desde que la Notaría abre el expediente de un cliente hasta que se le entrega su testimonio, brindando las siguientes ventajas:
Totalmente parametrizable, Defina los parámetros de funcionamiento para establecer:
1. Actos notariales,
2. Localidades,
3. Eventos, acciones, documentos o trámites y estos para cada acto notarial,
4. Abogados y responsables,
5. Etapas en las que se encuentran los expedientes o Escrituras,
6. Entidades Financieras y Promotores / Desarrolladores.
Eclypse NO almacena o considera ningún tipo de plantilla o documento modelo,
Eclypse está orientado al control y administración de la información relativa a los expedientes, escrituras y los trámites y documentos de las mismas.
Las principales características son:
1. Parametrizable por Usted mismo. Ajuste la información a controlar de acuerdo a sus necesidades específicas, indicando el nombre de los actos notariales, la descripción de las gestiones-trámites-documentos, los responsables internos y externos como gestores o valuadores, la ubicación donde se realiza el acto notarial, las instituciones de financiamiento, los desarrolladores y el catálogo del estado en que se encuentran los expedientes.
2. Puede definir para cada acto notarial que requisitos, trámites, documentos o gestiones son requeridos, tanto en la etapa de prefirma como en Post firma. Es posible definir el tiempo estándar en que se debe realizar cada operación y vigilar las excepciones.
3. Defina los comparecientes recurrentes para agilizar la captura de índices.
4. Para cada Trámite, documento o gestión, establezca el tiempo, si aplica, que debe tomar el gestor para realizar la diligencia, la caducidad una vez gestionado y el gestor predeterminado.
5. Control de expedientes por año y/o secuencial hasta 99,999,999 de expedientes por año. El campo de año incluye cuatro dígitos. El número del expediente es generado en forma automática por Eclypse aún en un ambiente multiusuario.
6. Asocie responsables del expediente, puede ser un abogado o el Notario y un pasante o secretaria.
7. Capture toda la información de generales de hasta cinco participantes (compradores y vendedores), principalmente para su uso en escrituras de vivienda de Interés social como Infonavit, Fovissste, etc. Adicionalmente Usted puede incluir generales de hasta 9 participantes involucrados en los promotores, instituciones de crédito y apoyo a la adquisición de la vivienda (INFONAVIT, FOVISSSTE, CFE, IMSS, etc.)
8. Manejo de Código de Barras.
– Con el propósito de agilizar el manejo de fuertes volúmenes de información para los expedientes y escrituras y el registro adecuado de estos y sus eventos y gestiones, hemos implementado el uso de códigos de barra que le permitan el registro de la etapa en que se encuentra cada expediente/escritura. Eclypse imprime etiquetas en cantidad de 1,4,5 o 10. Se requiere de pistolas lectoras de Códigos de Barra (SCANNER).
9. Registre el avance en la entrega de cada documento o cada actividad, ya sea para un expediente específico o en forma masiva con el apoyo de un lector de Código de Barras (SCANNER)
10. Visualmente muestra si el trámite fue efectuado en tiempo o fuera de periodo.
11. Establezca un ESTATUS para cada expediente en forma individual o por medio de un lector de código de barras (SCANNER).
12. Complemente la información del inmueble relativa al crédito de Infonavit- STI y prácticamente toda la información del inmueble.
13. Complemente la información del inmueble relativa al cofinanciamiento.
14. Asocie los expedientes de vivienda hasta dos desarrolladores (terreno y construcción) y hasta tres Instituciones Financieras, Bancos o Acreedores
15. Eclypse le permite imprimir etiquetas con 1, 4, 5 y 10 etiquetas por “planilla” para que las adhiera al sobre o a los documentos que necesite controlar o manejar impresoras de códigos de barra
16. Registre la documentación entregada por el cliente y los trámites o gestiones Pre-Firma.
17. Eclypse cuenta ahora con un administrador de Fraccionamientos para minimizar el número de modelos de escrituras en Kalemat
18. Capture los apoderados y trasfiera sus generales y personalidades a Kalemat, si cambia alguno de ellos, solo modifique las claves de los participantes y Kalemat incluirá la información respectiva sin la necesidad de modificar el formato de la escritura o duplicarlo.
19. Inserte secciones completas de texto en sus modelos de escrituras.
20. Imprima la “orden de trabajo” después de dar de alta el expediente.
21. Imprima el recibo de documentación entregada por el cliente.
22. Imprima el recibo de entrega de Testimonio al cliente.
23. Transfiera la información de la carta de instrucciones (STI) de la página de Infonavit a las bases de datos de Eclypse, Usted puede exportar esta información a Kalemat, con esto Usted se elimina la captura al elaborar la escritura. La información es convertida a la representación que haya definido en su modelo, Olvídese de transcribirla.
24. Convierta el expediente a escritura, registrando fecha de firma, otorgamiento, expedición y terminación, Volumen, Tomo y datos de Registro.
25. Capture hasta seis elementos de Registro Público por escritura: (Cancelación, CV, Hipoteca 1era, Hipoteca 2da, Cancelación.
26. El límite del Control del número de escrituras es hasta 99,999,999.
27. Registre los documentos POST firma escritura.
28. Asignación automática de las fechas de vencimiento para cada trámite, gestión o documento.
29. Permite la impresión del recibo de documentos del cliente.
30. Registre directamente escrituras y comparecientes, cuando necesite imprimir índices de años anteriores.
31. Sin límite en el número de comparecientes.
32. Busca información por cualquier nombre de los comparecientes o palabra dentro del nombre, expediente, escritura, acto notarial o alguna palabra clave que Usted defina. También por los interesados al momento de abrir el expediente
33. Consultar el estado de una escritura o expediente a través de:
• Nombre del Cliente
• Número de Escritura
• Número de Expediente
• Tipo de Operación
• Cualquiera de los comparecientes o una palabra
• Cualquiera de los interesados o una palabra
• Escrituras / Expedientes que se encuentran es algún Estatus.
• Estatus General de escrituras en un periodo.
• Fecha y acto notarial.
34. Información de:
• Expedientes que no se han convertido a escrituras, secuencial o por fecha.
• Documentos que están por vencer o que ya se vencieron.
• Firmas pendientes por recabar que existen hasta este momento.
• Los trámites que se encuentran en poder de cada gestor: asignados, pendientes de entrega o no solicitados
• Testimonios pendientes de llevarse a Registro.
• Testimonios que se encuentran en el Registro Público de la Propiedad clasificado por cada gestor.
• Testimonios que regresan de Registro y aún tienen trámites pendientes.
• La totalidad de las operaciones clasificadas por ubicación.
• El seguimiento de cada escritura.
• índices de las escrituras en varios Formatos: Secuencial, Alfabético, Volumen, Tomo, etc.
• Trámites o gestiones no solicitadas o no entregados
• Consulta de expedientes por ESTATUS, DESARROLLADOR o INSTITUCION FINANCIERA.
35. Toda la información del expediente puede ser exportada a Excel. Esto le permite elaborar y proporcionar información a sus promotores o a otras áreas, adecuando la información de acuerdo a sus necesidades y evitar la recaptura de la misma.
36. Control de acceso a los usuarios para permitir actualización o consultas, registrando quien modifica la información y cuando.
37. Adicionamos también un catálogo de «ESTATUS», para que sea posible «MARCAR» por medio de la lectora de código de barras) en forma masiva en que estatus (etapa/persona/proceso) se encuentra cada uno de los expedientes. Incluso algunos notarios, ya están imprimiendo en sus documentos: preventivos, facturas, recibos de entrega de documentos e incluso en el testimonio este «código de barras» (como lo hace la SRE en los permisos), para mejorar el control y registro de los documentos
38. Registro de Fraccionamientos para facilitar la captura de expedientes en los cuales se especifican los bloques de texto a insertar en el modelo de escritura.
39. Los participantes registrados en Eclypse pueden ser vinculados en la escritura por Kalemat
40. La información de la personalidad de los apoderados es trasferible por Kalemat a la escritura.
41. En los desarrolladores e Instituciones financieras es posible capturar la información de la LEGAL EXISTENCIA y transferirla a Kalemat
42. Más de 45 diferentes campos para la captura de información de bancos, Acreedores y sofoles.
43. Control de acceso a los usuarios para permitir actualización o consultas, registrando quien modifica la información y cuando.
44. Registro Ilimitado de notas u Observaciones.
45. Establezca un control Alertas sobre requisitos o documentación importante. Eclypse le notificara a cada usuario si tiene expedientes con estatus de Alerta. Requisitos o eventos importantes son notificadas al usuario cuando ingresa al sistema. La relación de alertas pueden ser enviadas directamente al correo del responsable o a los gestores involucrados.
46. Cuenta con los elementos necesarios para que Usted cumpla con las obligaciones derivadas de los actos y operaciones que se otorgan en su notaría referentes a la Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita.
47. Ahora con un administrador de Fraccionamientos para minimizar el número de modelos de escrituras en Kalemat
48. Capture los apoderados y transfiera sus generales y personalidades a Kalemat, si cambian solo modifique las claves en el expediente sin modificar la escritura
49. Inserte secciones completas de texto en sus modelos de escrituras, útil si solo cambia el antecedente o el proemio.
50. Registro de datos generales de Apoderados, transferibles Kalemat
51. Registro de datos de la personalidad, transferible a Kalemat
52. En los desarrolladores e Instituciones financieras es posible capturar la información de la LEGAL EXISTENCIA y transferirla a Kalemat
Queremos señalarle que, si su Notaría trabaja con vivienda de paquete, una alternativa adicional es contar con Kalemat. Conforme la Notaría va recibiendo la información, la irá complementando al expediente: datos Generales del acreditado y el cónyuge, así como la información de la ubicación del inmueble y del crédito. Esta información es «exportable» a Kalemat para elaborar la escritura con sólo indicar el número del Expediente.
Algunas imágenes:
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